Přestaňte psát dlouhé e-maily. Nikdo je nečte.
Kolik e-mailů jste dneska dostali? Dvacet? Padesát? Sto? A kolik z nich jste přečetli celé - od prvního slova po poslední?
Přesně tak.
Většina lidí přečte první dva řádky e-mailu a rozhodne se: odpovím, ignoruji, nebo to přečtu později. „Později” v praxi znamená nikdy. Pokud váš e-mail vypadá jako referát, příjemce ho přeskočí. Ne proto, že by ho nezajímal. Ale proto, že nemá čas.
Řešení existuje. A je brutálně jednoduché.
Metoda pěti vět
Pravidlo zní: každý e-mail - bez ohledu na příjemce nebo téma - má maximálně pět vět.
Ne pět odstavců. Ne pět bodů s podrobným rozpisem. Pět vět. Tečka.
Vypadá to třeba takhle:
Ahoj Petře,
mám hotový návrh smlouvy pro klienta XY. Posílám v příloze. Potřebuji tvůj komentář do pátku. Pokud nestiháš, dej vědět a domluvíme se na jiném termínu. Díky.
Patnáct sekund čtení. Jasné, co se děje. Jasné, co se čeká. Žádné plácání.
Proč to funguje
Příjemce odpoví rychleji
Krátký e-mail nevyžaduje „najít si čas na odpověď”. Stačí třicet sekund na telefonu mezi schůzkami. Dlouhý e-mail vyžaduje koncentraci, čas a energii - takže se odkládá.
Nemusíte přemýšlet, jak to napsat
Většina času stráveného e-mailem není psaní - je to přemýšlení, jak to formulovat. Když máte pět vět, nerozmýšlíte nad úvodem, nad tím, jestli to zní „dostatečně profesionálně”, nad tím, jestli jste něco nevynechali. Napíšete podstatu a pošlete.
Šetříte čas oběma stranám
Váš e-mail zabere minutu místo deseti. Odpověď na něj zabere minutu místo deseti. Za den ušetříte hodinu. Za měsíc den. Za rok týdny.
Nutí vás myslet jasně
Když máte jen pět vět, musíte vědět, co chcete. Nemůžete se schovávat za vatu, zdvořilostní fráze a „jak se máš, já se mám taky”. Musíte říct: co potřebuji, do kdy a od koho.
Jak na to prakticky
Struktura každého e-mailu
Věta 1: Kontext - o co jde. Věta 2: Co jste udělali nebo co se stalo. Věta 3: Co potřebujete od příjemce. Věta 4: Termín nebo podmínka. Věta 5: Poděkování nebo alternativa.
Příklady
Místo tohohle:
Dobrý den pane Nováku, dovoluji si Vás oslovit ve věci naší spolupráce na projektu digitální transformace, o které jsme hovořili na schůzce minulý čtvrtek. Jak jsme se dohodli, připravil jsem návrh harmonogramu, který zohledňuje připomínky Vašeho týmu z posledního kola revize. Rád bych Vás požádal o prostudování přiloženého dokumentu a zaslání případných připomínek. Ideální termín by byl do konce tohoto týdne, abychom mohli na pondělním standupu prezentovat finální verzi. Pokud by Vám tento termín nevyhovoval, dejte mi prosím vědět a najdeme jiné řešení. Předem děkuji za Váš čas a těším se na spolupráci.
Napište tohle:
Pane Nováku, posílám finální harmonogram projektu v příloze. Zohledňuje připomínky z minulého kola. Prosím o komentář do pátku - potřebujeme to na pondělní standup. Pokud nestiháte, dejte vědět. Díky.
Stejná informace. Třetina slov. Trojnásobná šance na odpověď.
Kdy pět vět nestačí
Metoda pěti vět není vhodná na všechno.
Právní komunikace - tam potřebujete přesnost a kompletnost. Citlivé osobní záležitosti - výpověď, kondolence, řešení konfliktu. Složité technické zadání - tam použijte přílohu nebo sdílený dokument a e-mail jako průvodku.
V těchto případech napište e-mail tak dlouhý, jak potřebujete. Ale i tady platí: příloha místo textu e-mailu. E-mail je průvodka, ne dokument.
Tipy pro každý den
Vymažte zdvořilostní vatu. „Dovoluji si Vás oslovit” a „těším se na spolupráci” jsou prázdné fráze. Smazáním neztratíte zdvořilost - ztratíte plácání.
Předmět = shrnutí. Příjemce vidí předmět dřív než text. „Harmonogram projektu XY - prosím komentář do pátku” je lepší než „Dobrý den”.
Jeden e-mail = jeden úkol. Pokud máte tři věci k řešení, pošlete tři e-maily. Každý se dá zpracovat samostatně, přeposlat, odpovědět na něj. Jeden e-mail se třemi tématy skončí tak, že příjemce odpoví na první a na zbylé dva zapomene.
Odpovídejte hned. Pokud e-mail vyžaduje odpověď do pěti vět - odpovězte okamžitě. Odložení znamená zapomenutí. A odpověď „OK, děkuji” je naprosto legitimní.
Přidejte si podpis s vysvětlením. Pokud chcete, aby příjemci rozuměli vašemu stylu, přidejte do podpisu krátkou větu: „Píšu krátké e-maily, abych šetřil čas nám oběma.”
Co používáme v DETEKTIVNÍ PARTĚ
Na DETEKTIVNÍ PARTĚ pracuje 9 lidí na plný úvazek. Koordinujeme vyšetřování, natáčení, právní věci, komunikaci se zdroji. Kdyby každý z nás psal pětistránkové e-maily, strávili bychom den čtením místo práce.
Proto interně dodržujeme pravidlo: e-mail = maximálně pět vět. Cokoliv delšího jde do sdíleného dokumentu, na hovor nebo do zprávy na Signalu.
Funguje to. Zkuste to taky.
Naše práce stojí čas, peníze a nervy. Pomoz nám pokračovat.
